Een ANBI moet verplicht een administratie voeren. Uit deze administratie moet ten minste blijken:

• welke bedragen per beleidsbepaler zijn betaald aan onkostenvergoeding, vacatiegelden en overige betalingen
  Zo kunnen wij beoordelen of de leden van het beleidsbepalend orgaan (zoals leden van de raad van toezicht) geen bovenmatige onkostenvergoedingen of vacatiegelden ontvangen.
• welke kosten de instelling heeft gemaakt
  Denk bijvoorbeeld aan de beheerkosten van de instelling. Zo kunnen wij beoordelen of er een redelijke verhouding is tussen kosten en bestedingen.
• wat de aard en omvang zijn van de inkomsten en het vermogen van de instelling
  Zo kunnen wij de bestedingen van de ANBI beoordelen op het bestedingscriterium.
• wat de uitgaven en bestedingen zijn van de instelling
  Zo kunnen wij de bestedingen van de ANBI beoordelen op het bestedingscriterium.

Beloning beleidsbepalers: onkostenvergoeding, vacatiegelden en overige betalingen

De beleidsbepalers van een ANBI (bijvoorbeeld leden van de raad van toezicht) mogen alleen een vergoeding ontvangen voor gemaakte onkosten. Ook mogen de beleidsbepalers vacatiegeld ontvangen dat niet bovenmatig is. Een voorbeeld van vacatiegeld is een vergoeding voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.

Vacatiegeld is in ieder geval niet bovenmatig, en dus toegestaan, als de beloning per lid, per vergadering niet meer is dan 3% van het maximum van salarisschaal 18 voor rijksambtenaren. Het gaat dan om het maximum van de salarisschaal op het moment dat de kosten zijn gemaakt of de vergadering werd bijgewoond of voorbereid. De beloning van de voorzitter is in ieder geval niet bovenmatig, als dit maximaal 130% is van de beloning van de overige beleidsbepalers.

In principe zullen de bestuurders géén aanspraak maken op vacatiegelden en zullen zij het werk onbezoldigd doen. Echter zullen wij alleen de werkelijk gemaakte kosten (kilometervergoedingen en andere operationele uitgaven) declareren op vertoon van een originele factuur of bon.

Beperkt eigen vermogen: bestedingscriterium

Een ANBI mag niet meer vermogen aanhouden dan nodig is voor de activiteiten van de instelling. Dit heet het ‘bestedingscriterium’. Een ANBI mag wél vermogen aanhouden als er sprake is van:

• Vermogen dat als legaat (via een erfenis) of schenking is ontvangen.
  Voorwaarde is dat de overledene of schenker heeft bepaald dat het geschonken of nagelaten vermogen in stand moet blijven, of dat is bepaald dat alleen het rendement uit dat vermogen wordt gebruikt om het doel van de ANBI na te streven. Dit wordt ook wel ‘stamvermogen’ genoemd. Vaak bepaalt de schenker of overledene in een testament dat het stamvermogen zijn waarde moet behouden vanwege inflatie door middel van een jaarlijkse correctie. Daarmee moet de ANBI rekening houden bij besteding van de beschikbare rendementen.
• Vermogen dat voortkomt uit het doel van de ANBI.
• Vermogen dat nodig is als middel om het doel van de ANBI te realiseren.
  Bijvoorbeeld een eigen bedrijfspand of een eigen opslagplaats voor hulpgoederen.
• Een redelijk vermogen dat nodig is om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.